4 yếu tố để chọn diện tích thuê văn phòng phù hợp

LỰA CHỌN DIỆN TÍCH THUÊ VĂN PHÒNG PHÙ HỢP NHU CẦU

dien-tich-thue-van-phong-phu-hop

Lựa chọn diện tích thuê văn phòng vừa phải đảm bảo tiêu chí đặt ra của công ty, mà không làm lãng phí, tốn chi phí vào những phần diện tích dư thừa. Chính vì vậy mà việc xác định đúng diện tích thuê văn phòng là là một trong những bước quan trọng trong việc chọn thuê văn phòng làm việc.

Để giúp khách thuê xác định chuẩn diện tích thuê văn phòng của doanh nghiệp mình, haiphonghomeland.com xin chia sẻ 4 yếu tố đáng chú ý sau:

1. Yếu tố đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp

- Doanh nghiệp làm về ngành nghề gì?

- Nhân viên có thường xuyên làm việc tại văn phòng hay bên ngoài?

* Với nhiều văn phòng có hầu hết các nhân viên đều ngồi làm việc tại trụ sở với chỗ ngồi cố định, bắt buộc cần một không gian làm việc trong văn phòng công ty nên tiêu chí diện tích thuê văn phòng cần đảm bảo trung bình 8m2/người.

Nhưng cũng có một số đơn vị nhân viên không ngồi làm việc tại chỗ mà khá cơ động như: công ty vận tải, ship, các doanh nghiệp nhiều sale thường xuyên gặp khách, nhân viên thị trường… Doang nghiệp có thể lựa chọn diện tích thuê văn phòng đáp ứng cho 1 số nhân viên cố định còn lại có thể là diện tích nhỏ để các nhân viên thị trường về làm báo cáo hoặc nghỉ ngơi.

* Các doanh nghiệp mà bạn có thể tính toán việc phân chia văn phòng nhỏ hay không? Bởi việc chia phòng thường tốn khá nhiều diện tích và thường chỉ những đơn vị cần tính tập trung và sự bảo mật cao mới áp dụng phương án này như luật, tài chính, kế toán… Hoặc với những công ty có tính cạnh tranh, bảo mật giữa các đội nhóm…

Còn thông thường việc thiết kế không gian mở thường tạo sự kết nối nhanh chóng giữa các team và tạo không gian thoải mái cho nhân viên làm việc, cũng là phương án tiết kiệm thời gian và chi phí hơn.

2. Giai đoạn phát triển của doanh nghiệp

* Với doanh nghiệp mới bắt đầu khởi nghiệp thì thường có ít nhân viên từ 5 – 10 người hay 15 người. Thông thường những mô hình văn phòng trọn gói là khá phù hợp để tối ưu diện tích thuê văn phòng, thời hạn linh hoạt từ 6 tháng cho tới lâu dài.

* Doanh nghiệp phát triển lớn hơn và ổn định hơn với khoảng 20 người thì thuê văn phòng truyền thống sẽ tiết kiệm chi phí hơn, và lúc này bạn cũng cần tính toán diện tích thuê văn phòng sao cho phù hợp. Bởi thời gian thuê văn phòng truyền thống thường dài từ 2 – 5 năm.

3. Hướng phát triển kinh doanh của doanh nghiệp

Bởi sự phát triển nhanh chóng hay do chưa tính toán hết trường hợp gia tăng nhân sự trong thời gian thuê hợp đồng mà không gian văn phòng không còn đáp ứng đủ nhu cầu làm việc khiến doanh nghiệp phải chấm dứt hợp đồng sớm. Việc chấm dứt hợp đồng trước thời hạn thường kéo theo hệ lụy là mất cọc hay phải đền bù chi phí cho tòa nhà, đồng nghĩa với việc tốn chi phí.

Đây là yếu tố bắt buộc các doanh nghiệp cần tính toán. Vì vậy hãy tính toán thật chi tiết. Liệu trong tương lai quý doanh nghiệp có còn giữ nguyên quy mô hay không? Kế hoạch nhân sự trong 3 – 5 năm là gì? Bạn hãy dự trù không gian cho kế hoạch gia tăng nhân sự trong 5 năm hay ít nhất là trong thời gian thuê văn phòng.

Và giải pháp thông minh chính là chọn tòa văn phòng có thể cung cấp linh hoạt, cho phép nâng cấp không gian lớn hơn khi bạn cần mà không mất thêm chi phí cọc trước đó.

4. Có cần khu gian phụ trợ hay không?

Doanh nghiệp có cần có phòng họp, phòng tiếp khách, không gian sinh hoạt chung, phòng ăn… hay không? Hay có cần bất kỳ không gian phụ trợ nào khác hay không?

Hãy tính toán thêm con số này dựa vào tính chất doanh nghiệp và văn hóa công ty như thế nào. Thông thường không gian chung sẽ chiếm một diện tích không nhỏ trong văn phòng, hãy tính toán tỉ mỉ dựa trên chi phí nữa để không bị vượt ngân sách thuê hay phải chịu “gánh nặng tài chính” hàng tháng.

Tham khảo các bài viết liên quan